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Software de gestión documental: Tres recomendaciones importantes


Gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas para administrar el flujo documental de una organización y permitir recuperar información, determinar el tiempo de custodia de los documentos y cuando deben expurgarse, para asegurar la conservación indefinida de los documentos de valor secundario o histórico que son los garantes y fedatarios de la organización en cuestión.

Aplican los principios de racionalización y economía en cuanto a documentos y trabajo del personal archivero y disciplinas que los auxilien.

La gestión documental es una actividad antigua, como la misma escritura, nacida para documentar actos administrativos y/o transacciones, tanto legales como comerciales y dar fe de los actos administrativos, jurídicos o comerciales.

Los sistemas de gestión documental, tienen su traducción anglosajona como Document Management System y son todos los programas informáticos que se encargan de la gestión de grandes masas documentales, rastrean y almacenan datos, documentos electrónicos e imágenes de documentos en soporte papel.

Esta documentación no tiene una organización clara de sus contenidos, no sucede así con los contenidos de las bases de datos; combinan documentos con los índices almacenados en base de datos permitiendo así un acceso rápido a la información mediante diversos métodos.

Los datos generalmente están comprimidos. Mediante la compactación de datos se reduce su volumen, representando una determinada información en una menor cantidad de espacio, es lo que se llama compresión; al acto contrario se llama descompresión.

El espacio queda ocupado por información codificada sin compresión; y cuantos más bits se empleen significará mayor tamaño del archivo. La resolución la impone el sistema digital que estemos utilizando, empleándose la compresión para la transmisión de la misma cantidad de información que ocuparía una resolución grande en un menor número de bits. El código resultante tiene lógicamente menor tamaño que el original y el texto pueden contener cualquier tipo documental multimedia.

Los sistemas de gestión documental proporcionan almacenamiento, seguridad y capacidad de recuperación e indexación.

.-Primero : Hay que saber a modo de recomendación que los administradores de archivos como pueden ser windows, se identifican como software de gestión documental pero lo son en forma rudimentaria; permiten operaciones básicas de gestión documental como el acceso al recurso y compartir información pero no relacionan información ni contextúan.

.-Segundo : Una aplicación para gestión documental permite relacionar documentos entre sí y dotarlos de común semántica, esto posibilita buscar información en base de datos y ofrecer relaciones documentales. Es mejor un software a medida, software engineers.

.-Tercero: Una aplicación de gestión documental tiene una base operativa de colaboración, orientada a un contexto operacional empresarial relevante para cualquier organización. La presencia de un gestor de contenidos y la gestión de documentos son vitales empresa.

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