Custodia de documentos: tres recomendaciones importantes
Existen empresas que abarcan todo el campo de actuación de los archiveros y gestión de documentos; suelen tener un gran centro o varios, con la máximas medidas de seguridad en todos los sentidos, extinción de incendios control de accesos, etc.
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Qué son
Estas empresas son grandes compañías que cubren todo el proceso de tratamiento documental con medios propios, tanto humanos como materiales, con lo que se garantiza la protección adecuada de los documentos que les confían los clientes que suelen ser grandes empresas e instrucciones.
El cliente puede solicitar un legajo, caja o documento; con un tiempo de respuesta de una entrega normal, al día siguiente de la petición, a una entrega de documentación urgente, que suele establecerse en 2 horas. Una aplicación informática controla todos los movimientos de un documento y permite al propietario de la documentación solicitar los mismos a través de una web.
Las instalaciones se atendrán a la normativa vigente; y las empresas usuarias ganarán en espacio y convierten el archivo en un gasto variable, pagando sólo por los servicios que se solicitan; pudiendo contar con profesionales especialistas en el tratamiento documental, archiveros, que gestionarán documentación e información, rentabilizando trabajo y tiempo.
Tras el proceso de recogida, se realiza inventario, en función de las indicaciones del cliente, se extraen los datos de los legajos, cajas, carpetas y demás unidades de instalación del archivo y/o de los expedientes para efectuar los instrumentos de descripción que permitan la recuperación posterior del documento y poder trabajar con su documentación. Después se procede a la grabación del trabajo realizado, el inventario se graba o se trabaja en base de datos de acuerdo con el cliente, generando las signaturas identificativas, las etiquetas que identificarán las cajas con su referencia identificativa y código de ubicación.
El cliente podrá solicitar una caja o un documento y siguiendo los criterios que determine, se realizará expurgo, los registros que correspondan a documentación eliminada se dan de baja en la base de datos. Las cajas expurgadas deberán seguir dos caminos opcionales, se entregarán al cliente o a la empresa de recuperación por él determinada; o podrán ser destruidas por la empresa gestora en sus instalaciones.
Las empresas de custodia se encargarán de todo el proceso documental, recogida de la documentación, digitalización de la misma, que permitirá acceder a la documentación en pocos segundos independientemente de donde se encuentre el usuario o cliente; su indexación, validación de campos, la exportación de ficheros a sus servidores, la explotación web de imágenes en entorno seguro, etc.
Recomendaciones
Como recomendaciones se puede citar a Nornadat, que es una de las mayores compañías en custodia de documentación; a Iron Mountain y/o 3000 Informática.