Hay masas ingentes de documentación que se conservan, simplemente, porque no se sabe qué hacer con ellos, si no sirven, están ocupando un sitio precioso que a las empresas les hace falta, pero ¿Y si hacen falta?, ¿Y si son necesarios para la salvaguarda de derechos y resorte de la identidad corporativa?.
Se impone una organización archivística, donde los documentos queden dispuestos jerárquicamente conforme a un orden orgánico funcional que se refleje en un cuadro de clasificación que identifique
secciones, subsecciones, series, subseries; fechas extremas, volumen documental.
La documentación de gestión permanece en las oficinas porque los expedientes están en trámite; los expedientes pasados cinco años, o antes, si ha terminado su vigencia administrativa o el tema está resuelto, pasan al archivo intermedio; pero no todo pasa, se hace criba desde la misma oficina, fotocopias, duplicados, etc, son documentos expurgables.
Pero hay documentación que se selecciona para su conservación definitiva, y en función de rentabilizar información y espacio se hacen trias, cribas, de acuerdo con normas consensuadas.
Hay documentación expurgable, es decir, eliminable. Eso supone rentabilizar la información, el trabajo y el personal.
La destrucción debe estar indicada por el archivero y realizada in situ o encargada a una empresa de destrucción de documentos que certifique su destrucción y sea conforme a la ley de orgánica de protección de datos.
La destrucción de documentos expurgables y su reciclaje son estrategias de ahorro y optimización de productividad que pueden complementar campaña o planes orientados al exterior, al mercado, al cliente, al público; es productiva competitividad orientada desde el interior y proyectada hacia el exterior.
Las empresas, según la ley orgánica de protección de datos (LOPD) están obligadas a destruir todos aquellos documentos que contengan datos personales.
Una destrucción correcta, conforme a la ley, y totalmente confidencial y segura es muy importante ya que si se realiza de forma deficiente puede revertir en serios riesgos de incumplimientos normativos y daños a la imagen empresarial corporativa, filtraciones y accesos no autorizados de terceros.
Las empresas gestoras de documentos trasladan la documentación expurgable a sus instalaciones, que han sido identificadas, guardadas en cajas precintadas para el efecto, y una vez allí se introduce en la destructora, asegurando así el cumplimiento estricto de la legislación.
El material de desecho se recicla protegiendo de ésta forma el entorno natural. El papel destruido es papel de reciclaje y se convierte de nuevo en papel reutilizable para distintos usos.
La frecuencia del expurgo y destrucción de documentos varía según cada cliente y la seguridad y al confidencialidad se aseguran por escrito y esta certificación es garante de un trabajo bien hecho.
