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¿Cómo se elabora un inventario? Tres recomendaciones útiles

¿Cómo se elabora un inventario? Tres recomendaciones útiles

Por MCarmen CB

¿Cómo se elabora un inventario? Tres recomendaciones útiles

El inventario es el reflejo de la existencia de bienes muebles e inmuebles que una empresa comercia, compra y vende, o los procesa antes de venderlos, en un período económico y deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Existen varios tipos de inventarios además del inventario de la documentación.


Clases de inventarios

- El Inventario de Mercancías: los bienes de la empresa que compra y vende. Se mostrarán todas las mercancías para la Venta, en cuentas separadas, las mercancías en camino, las dadas en consignación.

-Inventario de Productos Terminados: lo adquirido por la empresa, manufacturas, mercaderías, que transforma para su venta ya como producto elaborado.

-Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: lo adquirido por las empresas manufactureras, se cuantifica teniendo en cuenta cantidad de materiales, gastos de fábrica, mano de obra.

-Inventario de Materias Primas: los materiales para la elaboración de los productos sin que éstos hayan recibido procesamiento.

  • Inventario de Suministros de Fábrica: con estos materiales se elaboran los productos y se cuantifican de manera exacta, pueden ser pintura, clavos, combustibles, lubricantes.

Pero además las empresas cuentan con otros bienes a inventariar, su documentación, que refleja toda la actividad de la empresa. La documentación es testimonio del quehacer diario y es resorte de derechos y de su identidad.

Recomendaciones

  • La documentación se inventaría por medio del proceso previo de la organización. La organización de la documentación, los documentos se separan en clases, que se identificarán con las distintas funciones y organismos. Una clasificación orgánica funcional debe ser capaz de reconstruir la institución funcionando en el día a día.

Primero se establecen clases, las clases se dividirán en subclases y éstas en series y subseries, que vendrán a agrupar tipos documentales, hasta descender al nivel inferior llegando a la unidad documental, que puede ser simple, representada por el documento; o compuesta, representada por el expediente.

  • La ordenación: El orden que dentro de cada sección, subsección, serie o subserie adquiera la documentación puede seguir criterios cronológico (fecha); topográfico (lugar); alfabético (nombres).
  • El inventario se puede hacer de forma manual y se reflejará en fichas y en un cuadro de clasificación, retrato de la institución o en libro inventario.
  • Puede también hacerse informáticamente, elaborando bases de datos que describan documentación, archivo, secciones, series, tipologías documentales; que incluyan planos, mapas, fotografías; que cuantifiquen la totalidad de lo descrito y lo que queda por describir; que identifiquen los tiempos de transferencia con inventarios en Excel o en Acces, etc.
  • Otra forma de inventariar es mediante mapa en el depósito identificando el cuadro de clasificación con las estanterías y compactos, identificando la documentación y los lugares.
  • ¿Cómo se elabora un inventario? Tres recomendaciones útiles
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