Gestión documental: cursos de gestión documental - España
El tema de la gestión documental se aborda desde muy distintas perspectivas, por ejemplo, sobre introducción a la gestión documental empresarial con Alfresco se imparten cursos que pretenden la introducción en conceptos relacionados con la empresa y su gestión documental, a la vez que presenta las características de este producto, gestión de contenidos y usuarios, procesos y reglas de negocios, búsquedas y digitalización.
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Presenciales
Estos cursos tienen un sistema de evaluación presencial y mediante trabajos y cuentan con un módulo de gestión documental que trata de manera introductoria sobre gestión documental; sobre instalación de Alfresco u otro programa, gestión de usuarios y documentos, las reglas de negocio, procesos, búsquedas documentales, digitalización y sistemas de reconocimiento de textos.
A distancia
Otra modalidad son los cursos de Archivística y gestión documental a distancia, tiene prestigio de años la Universidad Nacional a Distancia, que ofrece curso de postgrado con un completo programa que abarca desde los rudimentos de la Archivística como ciencia, sus conceptos fundamentales, tipología de archivos, sus ciencias auxiliares. Trata también del concepto de archivo, funciones, bibliotecas y centros de documentación, etc. El documento de archivo, su historia, evolución, soportes; unidades documentales simples y compuestas, concepto de Sección y Serie; ciclo vital de la documentación y archivos de gestión centrales, intermedios e históricos.
Aborda el tema de la producción documental hablando de las instituciones públicas y también las privadas productoras de documentos. El panorama profesional se estudia igualmente, la formación del archivero y la planificación de las tareas archivísticas, así como los sistemas de archivos. El tema de la recuperación de la información es muy importante.
Se estudiarán sus procedimientos; la normalización archivística que evita problemas terminológicos que puedan inducir a confusión y evita problemas de procedimientos de trabajo. La normalización unida a la informatización, documentos electrónicos; y la legislación archivística por lo que la profesión debe regirse. El análisis de la documentación es fundamental porque determina su valoración, selección documental, expurgo; al igual que lleva al tema de la accesibilidad, reserva y servicio de documentos a la Administración y a la Investigación.
Sin dejar de tratar la calidad de los servicios, la planificación del trabajo, la proyección cultural, social y educativa, su difusión.
Así como se estudia el archivo como contenido, también hay que conocer el archivo como continente, su emplazamiento, instalaciones, construcción, equipamiento. Cómo afecta el edificio en la documentación, causas de alteración de los soportes documentales, las medidas preventivas, la conservación documental y la restauración del patrimonio afectado.
La forma adecuada de reproducción documental es básica para no producir perjuicio alguno, se estudia el microfilm, digitalización, legislación, las instituciones, organismos, órganos y funciones de los productores y conservadores de los documentos.