¿Qué es la gestión de procesos?
Los procesos son la forma de realizar una actividad y toman cuerpo sobre el papel. La documentación de procesos expresa objetivos, campos de aplicación, personal, lugar, tiempo modo de hacerlo, equipos humanos y materiales; modo de control y su registro. Son procesos de mejora.
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La filosofía de la gestión de procesos
Las organizaciones son tan importantes como lo son sus procesos y la mayoría de las que han tomado conciencia de esta cuestión reaccionan frente a lo ineficaz que resultan las organizaciones departamentales, con sus parcelas de poder estancas y su inercia ante los cambios.
El management trabaja el concepto progreso como un todo integrado cuyo objetivo es el cliente. Saber es poder, el conocimiento es un elemento clave en la competitividad y hay que aprender a aprender.
A partir de la formación y de la experiencia se construye el éxito empresarial. Hay que aprender a administrar el conocimiento y a esto se llega mediante mapas de procesos a través de los que la institución recoge, analiza y comparte conocimiento entre sus componentes, con ello se movilizan recursos intelectuales para incrementar los beneficios en la organización, en los individuos y proyectarlos en la sociedad.
Funcionamiento
Ésta existe cuando describe entradas y salidas; cuando el sistema cruza límites organizativos funcionales; existe posibilidad de cruzar la organización horizontal y verticalmente; se habla de metas en la organización, de fines; el sistema de trabajo responde al “Qué” y no al “Cómo”; es comprendido de forma fácil por cualquiera de los integrantes de la organización; y cuando cada fase responde a una denominación y conceptualización claramente delimitada en cuanto a su aspecto terminológico y en cuanto a actividades.
Los procesos tienen un responsable, el business manager, que asegure su cumplimiento y su eficacia de forma continua; capacidad para satisfacer parámetros como costes, calidad, servicio y rapidez en las respuesta que la organización da a sus clientes; indicadores por medio de los cuales se ve gráficamente la evolución del proceso, que debe ser planificado; y que debe asegurar su cumplimiento, mediante un seguimiento que ajuste la actividad a los objetivos marcados.
Se llamarán “Procesos clave” a los que de manera significativa inciden en los objetivos estratégicos y son decisivos en el éxito de los negocios. Mientras que se llama “Subprocesos” a las partes del proceso cuya identificación resulta de utilidad para el aislamiento de problemas y posibilitar su tratamiento de distintas formas dentro del proceso global del sistema.
El “sistema” es la estructura organizativa, procesos, recursos mediante los que se gestiona la calidad, la prevención, el medio ambiente, la responsabilidad social corporativa, generalmente se basan en una normativa reconocida internacionalmente que les da fiabilidad.
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