Gestión documental móvil
Las nuevas tecnologías cada vez ofrecen más ventajas en cuanto a la gestión documental, gestión de contenidos y desempeño de tareas de archivo y funciones de ejecutivos. Las ventajas van inherentes a su concepto: “móvil” y a su cualidad, movilidad.
Existen plataformas de software donde podemos ver y crear documentos, modificarlos, enviarlos y reenviarlos y todo ello desde el móvil. Permiten la utilización de la cámara fotográfica y un software OCR sobre el papel directamente, permiten la digitalización de noticias en una investigación de forma rápida o simplemente de un noticiero que nos ofrezca una información con la que podamos trabajar.
Podremos compartir el documento digitalizado con quienes estén en nuestra red, además de poder combinar el trabajo con los comandos de voz, de lo cual ya existen grandes avances entre las grandes empresas como Apple, Google o Microsoft.
En una entrevista a José Luis de la Rosa, publicada por la Fundación Ciencias de la Documentación, el ingeniero informático y fundador de la empresa española Yerbabuena Software, decía:
“Imagine las facilidades que esta tecnología puede ofrecer a un comercial que tiene una reunión en Sevilla, por poner un ejemplo real y cercano. Durante la reunión, este comercial puede fotografiar los documentos (georreferenciados), guardarlos en el gestor, según el contenido y el lugar en el que nos encontremos y, a partir de aquí, el gestor decidirá automáticamente donde deben ir los documentos. Así, durante el viaje de vuelta, dicho comercial podrá editar los documentos, añadiendo nuevas notas y utilizando, únicamente, la voz”.
A todo ello se pueden sumar las ventajas de la firma digital, para transacciones y tramitar cualquier asunto desde el móvil, entre particulares, empresas o con la Administración.
Por ahora las aplicaciones 4G son algo caras, pero en breve se irá resolviendo esta cuestión, porque para las empresas gestoras de telefonía también supone un gran avance el abaratamiento de costes en tanto que ganarán clientela.
Mayor agilidad de las comunicaciones, burocracia, gestión documental textual, sonora, de documentos en imágenes… De esta nueva tecnología ya participan las empresas, pero progresivamente, al hilo del conocimiento de sus resultados, su implantación se será extendiendo, dándose el paso y la transferencia de 3G a 4G.
La documentación y la información son vitales y muy necesario y útil poder tener acceso a éstas en el menor espacio de tiempo posible. La inversión merecerá la pena.
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