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Destrucción de documentos: recomendaciones e instrumentos


Pedro López Gómez, el que fuera director del Archivo General de Indias, trata el tema en "Identificación y valoración de documentos en España" a partir de 1975; y Francisco Fuster llega a decir que España ha estado entre 1985 y 1995 sujeta literalmente a la renuncia a una política archivística nacional.

En la segunda mitad del XX se asiste a una acumulación de documentación sin identificar tanto histórica como moderna. Frente a todo ello la Archivística lucha para tratar de controlar este fenómeno; y contra la inercia de utilizar el recurso “tradición” para encubrir las arbitrariedades asentadas en la Administración, en especial en la Administración de Archivos.

La tradición siempre suele utilizarse para justificar cosas injustificables y en un mundo en el que impera un galopante progreso, el tema tradición, se cae por su propio peso.

La automatización de los archivos y la legislación archivística, la aplicación de la normativa ISAD, international standart archives descriptions, normas internacionales de descripción archivística, exigen el respeto al principio archivístico de procedencia, pero también están la normativa sobre creación, selección, transferencia y expurgo.

Siguiendo y respetando el curso natural o la vida de la documentación, se facilita el flujo documental y se está pendiente de controlar su valor, permanente o caduco.

El sistema archivístico español adolece sobre capacidad de sus archivos y la escasa atención de la legislación a la selección, expurgo y transferencia. Son las comunidades autónomas las que a lo largo del XX se han enfrentado con estos retos administrativos, en Andalucía el Plan General de Bienes Culturales,1996-1999, desarrolla la Gestión Documental de Archivos de Andalucía.

Se controla la gestión documental desde los orígenes mismos de la documentación hasta su eliminación. Se concreta la normalización de procesos; se realiza la planificación archivística de los archivos de gestión; se rentabiliza en calidad de los servicios, tanto de los prestados a la gestión administrativa como la garantía que supone en tema de tutela y Patrimonio Documental.

Frente a la destrucción de documentos se debe contemplar, por una parte la identificación y por otra la valoración. En la Fase de identificación, lo que se hace es identificar las series documentales que hacen alusión a las funciones que reflejan los documentos, atendiendo si es preciso a subdivisiones más específicas.

En la Fase de valoración se tendrán presentes los plazos de permanencia de la documentación en los archivos de gestión, central o intermedio o histórico; y los plazos de transferencias entre los mismos; o destrucción de documentación en caso de ser procedente. Sobre ello entiende la Selección documental, fase que atiende a la conservación y eliminación de la documentación. Seguridad en documentos y seguridad en servicios.

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